Digitalisierung / Belegscan

Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente. Es gelingt kaum noch, sie halbwegs geordnet in Aktenordnern, auf PC-Festplatten und im E-Mailsystem abzulegen. Eigentlich sind die enthaltenen Informationen sehr wertvoll für unsere tägliche Arbeit und wesentlich für den Erfolg unseres Unternehmens. Doch oft wissen wir nicht mehr, wo wir selbst oder ein Kollege etwas abgelegt haben. Von vielen Informationen ist nicht einmal bekannt, dass es sie im Unternehmen gibt.

Die Beleg-Digitalisierung
Die zu archivierenden Dokumente werden geglättet und entmetallisiert (Entfernen von Heft- und Büroklammern) im Originalformat über unsere Hochleistungs-Scanner erfasst. Optional können über OCR oder Barcode-Erkennung Daten direkt aus dem Dokument ausgelesen und für die automatische Kategorisierung, Indexvergabe und Ablage im Archiv verwendet werden.
Zu jeder Dokumentdatei werden Indexeinträge (z.B. Jahr, Belegart, Rechnungsnummer u.s.w.) abgelegt. So können alle Dokumente schnell und sicher wieder gefunden werden. Bei Bedarf kann sie um einen Volltextindex ergänzt werden.

Wir scannen mit einer Standardauflösung von 300 dpi in schwarz/weiß. (Farbinformationen auf Rechnungen sind für eine ordnungsgemäße Darstellung und Ablage unerheblich). Die Scans werden als mehrseitige .pdf-Dokumente oder .tiff oder .jpg Bilder abgelegt. Zusammen mit unserem Dokumenten-Management-System haben Sie nun nicht nur Zugriff auf alle Belege Ihres Archives direkt von Ihrem Rechnerplatz aus - sondern können über die intelligente Suchmaske jeden abgelegten Beleg innerhalb kürzester Zeit finden, sich anzeigen lassen oder auch erneut zur weiteren Verwendung ausdrucken.

Wir scannen natürlich nicht nur Ihr Belegarchiv - alle Arten von (nicht-gebundenen) Dokumenten (z.B. Kontoauszüge oder alle Arten von Akten) können über unsere Systeme verarbeitet werden.

Ihre Vorteile durch die Digitalisierung Ihrer Papierbelege

• bis zu 20.000 Seiten auf einer CD / 100.000 Seiten auf einer DVD
• Platz- und Kostenersparnis durch mögl. Auflösung des Kellerarchives
• Zeitersparnis – kein Suchen mehr in staubigen Kellerarchiven
• kein Vergilben, Verblassen der Belege
• Alle Dokumente direkt am Arbeitsplatz
• Einfaches und gezieltes Auffinden von Dokumenten, dadurch kurze Reaktionszeiten bei Anfragen
• jeder Beleg kann im Bedarfsfall natürlich ausgedruckt und wieder in die Papierform gebracht werden
• verbesserte Konditionen bei Feuerversicherung
• 100%ige Anerkennung seitens der Finanzbehördern durch Einhaltung der Richtlinien der AO, des HGB und der GoBS