Digitalisierung / Dokumenten-Management-Systeme

Die von uns digitalisierten Daten werden auf einem Datenträger Ihrer Wahl gespeichert oder per DFÜ direkt in Ihr Archivsystem übertragen. Die verwendete Archivierungs-Software ermöglicht Ihnen einen direkten Zugriff auf alle Daten – eine Suchfunktion nach unterschiedlichsten Kriterien hilft Ihnen, schnell und zuverlässig das Gesuchte zu finden. Die langwierige Suche in Kellerarchiven wird durch einfachen Zugriff wie auf eine Datenbank – direkt von Ihrem Arbeitsplatz - ersetzt. So sparen Sie also nicht nur viel Platz in Ihrem Archiv sondern auch noch Zeit bei der Suche nach Akten.

Die Speicherung der eingescannten Daten auf CD oder DVD ist die zurzeit kostengünstigste Lösung. Probleme könnten in Zukunft dadurch entstehen, dass es durch den Fortschritt in der IT zu einem späteren Zeitpunkt keine CD-Leselaufwerke mehr gibt. Unternehmen müssten ihre Dokumente dann auf neue Datenträger umkopieren. Aus diesem Grunde kann die Datenspeicherung auch direkt auf vom Kunden bereitgestellte Festplatten erfolgen. (z.B. externe USB-Laufwerke). Hierdurch ist auch die Haltbarkeit der Daten nahezu unbegrenzt gewährleistet. (Übrigens gibt es bereits jetzt DVD-Rohlinge, die eine Haltbarkeit von 50 - 100 Jahren garantieren.

Eine zunehmende Bedeutung erlangt auch die Archivierung von Daten auf Webservern und der verschlüsselte Zugriff auf diese Daten über das Internet. Sollten Sie sich für diese Art der Archivierung entscheiden, sprechen Sie uns bitte an.

Worauf es bei einem digitalen Archiv ankommt

Vorteile unseres Dokumentenmanagementsystems

• keine Softwareinstallation nötig. (Archiv, mit Suche und Anzeigefunktion auf der CD)
• Duplex-Scan (Vorder- und Rückseite in einem Arbeitsgang), automatisiertes Löschen leerer Seiten
• kaum noch erkennbare Thermodruckbelege werden durch den Scan mit Spezialsoftware wieder lesbar
• Verschlagwortung nach Kundenwunsch
• Eindeutige Indexierung über Barcodes
• Suchfunktion (Schlagworte/Volltextsuche), Sortierung
• Zusammenführung von Dokumentengruppen über Schlagworte
• gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Mitarbeiter möglich
• Verwaltung von Zugriffsrechten
• Finanzamtgerechte, revisionssichere Aufbewahrung